L’organisation, la gestion du temps, la productivité sont des préoccupations quotidiennes de chaque salarié. En formation, les stagiaires apprennent à mieux se servir des outils de gestion du temps. Ils découvrent des méthodes de traitement de l’information, de classement et d’organisation qui rendent leur travail plus efficace. En plus de ces apports techniques indispensables, docendi apprend également à chaque salarié comment appréhender la surcharge, qu’elle soit relative ou absolue.

En mécanique, il existe des moyens pour mieux exploiter la puissance développée par un moteur. Il est aussi possible d’augmenter la performance intrinsèque de ce moteur, ou de l’adapter à tel ou tel usage. Mais aussi bon qu’il soit, un moteur en surrégime est un moteur en danger.

Nous appelons « surcharge relative » l’impression d’être débordé. A l’origine de cette impression : l’obsession du court terme, la dictature de l’urgence et le stress qui en découle. Ils sont de bien mauvais conseil pour décider, anticiper et prendre le temps de la réflexion.
Pourtant, sortir de la zone rouge demande bel et bien ce temps de réflexion : redéfinir sa mission, clarifier ses objectifs avec sa hiérarchie, interroger le rôle de chacune de ses tâches, peser l’importance d’une demande extérieure… Autant de marches dans ce processus destiné à stopper la fuite en avant, en renouant avec une utilisation du temps raisonnée.
Cette nouvelle ligne place « l’importance » et la communication au centre de l’organisation personnelle. La connaissance de soi devient alors l’outil-clé pour regagner la zone verte de l’efficacité professionnelle durable.

La surcharge absolue ou surrégime réel

Reste le cas où le salarié est réellement débordé. Que dire ? Personne n’a encore réussi à verser deux litres d’eau dans une bouteille d’un litre. Le salarié en réelle surcharge n’a qu’une solution : le démontrer. Car « Je n’ai pas le temps ! » ou « J’ai trop de boulot ! » ne suffiront pas. Le salarié doit compiler des informations chiffrées et pertinentes sur son activité : temps passé en réunion, temps consacré à un nouveau projet, etc

Un mois suffit pour être en mesure de faire remonter, non plus un vent de panique, mais des données objectives qui demandent au responsable de choisir une variable d’ajustement : sélection des priorités, adaptation de la qualité requise, réorganisation, changement de mode opératoire, création d’un nouveau poste.

L’échange doit être constructif. La communication reste encore et toujours le mot-clé.

C’est la raison pour laquelle Docendi a toujours complété ses outils pratiques d’organisation par une démarche de développement personnel. C’est grâce à cette approche totale que le stagiaire gagne en efficacité, sans surrégime, en fondant sa réussite sur son épanouissement professionnel.